Avete appena costituito la vostra associazione e vi state interrogando su come compilare il libro soci associazione? Bene, cerchiamo di procedere con ordine e di darvi tutte le informazioni necessarie a gestire correttamente i libri soci di un’associazione.

Breve guida per compilare correttamente il libro soci associazione: che cosa è, a cosa serve e perché si compila!

I Libri soci sono dei documenti (libri sociali) obbligatori che ogni associazione deve redigere e conservare con cura. Fra i libri associativi troviamo:

  • il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo:
  • i Verbali dell’Assemblea dei Soci;
  • il Libro Soci vero e proprio.

Questi sono i libri sociali standard, quelli che tutte le associazioni dovrebbero redigere e conservare. Attenzione però, perché a seconda della tipologia dell’associazione, o meglio dei dettami indicati dallo statuto dell’associazione possono essere previsti ulteriori libri associativi, come (ad esempio ndr) il libro del Collegio Sindacale.

Cerchi un software gestionale con cui gestire, in pochi click, le convocazioni e i verbali delle assemblee inserendo i punti dell’ordine del giorno e i soci partecipanti.

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Come gestire i libri sociali?

I libri sociali non sono sempre soggetti a obbligo di autenticazione. L’obbligo di vidimazione infatti non è previsto dalla Legge per le Associazioni Sportive, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale e per gli Enti del Terzo Settore. Queste associazioni per essere in regola, semplicemente, devono tenere nota di eventi e dati su un libro documento in carta libera sottoscritto da Presidente dell’Assemblea (Consiglio) e dal Segretario.

Tutte le altre tipologie di associazioni devono invece sottoporre i propri libri sociali a una autenticazione che può essere svolta solo da un pubblico ufficiale.

Libro soci associazione: che cosa é, perché conviene redigerlo con attenzione?

Il libro soci è senza dubbio tra i documenti associativi più importanti, attraverso il quale un associazione può gestire democraticamente la vita interna e i rapporti di un’associazione. L’utilità di un libro soci è da rintracciarsi, essenzialmente, nella possibilità di essere utilizzato per dimostrare verso terzi la correttezza della vita associativa. Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza, Siae, sono tutti soggetti che possono visionare il libro soci per ottenere informazioni sui soci.

ATTENZIONE!!! Il Libro Soci deve essere sempre mantenuto aggiornato, datato e deve corrispondere al vero.

Un esempio che spesso viene utilizzato è quello di una festa per soli soci. In caso di controllo, il libro soci è lo strumento che permette ai controllori d’individuare facilmente chi ha diritto di partecipare all’evento e chi invece no.

Come compilare correttamente i libri soci associazione!

Per compilare senza rischi il libro soci è sufficiente seguire tre semplici consigli pratici, tre regolette che possono essere seguite da chiunque, vediamole nel dettaglio.

Per essere iscritto nel libro soci, il socio deve compilare e presentare esplicita domanda di ammissione. La domanda di ammissione deve essere ricevuta e valutata dal Consiglio Direttivo che può accettare o respingere la domanda presentata.

Nel caso la domanda venga accettata è necessario riportare fedelmente sul libro soci i dati anagrafici e personali del socio. N.B. tra le informazioni da riportare non dimentichiamo le info sui pagamenti delle quote associative, l’indicazione della data d’iscrizione (ammissione) e la qualifica che il socio ricopre all’interno dell’associazione.

Cosa succede se non si compila il libro soci?

La tenuta del Libro Soci è obbligatoria, diciamolo subito. Le associazioni, le organizzazioni e gli enti del terzo settore hanno l’obbligo / dovere di dare prova della regolarità dello svolgimento della vita associativa. Per maggiori informazioni vi invitiamo ad esempio a visionare la sentenza CTP di Pisa n. 8/2011 secondo cui “la formale appartenenza all’associazione e la apparente regolarità statutaria non è di per sé sufficiente all’ammissione al regime fiscale agevolato.

Se un’associazione viene scoperta in difetto (assenza del libro soci o non esistenza di vita associativa) va incontro a un provvedimento dell’agenzia delle entrate che prevede il disconoscimento dello status di Associazione e al cambio di tassazione degli introiti.