Come pianificare un evento virtuale con la tua associazione: 4 passaggi

Con tutto ciò che sta accadendo intorno a COVID-19, molte associazioni sono state costrette a ripensare e ri-pianificare i loro prossimi eventi, in particolare le loro assemblee annuali. Ma come si fa esattamente a prendere una conferenza che si è sempre organizzata in presenza e renderla virtuale … pur mantenendo il suo valore originale?

Quattro passaggi da seguire per pianificare una conferenza (o un evento) virtuale con la tua associazione di volontariato.

  • Identifica il tuo pubblico

Prima di fare qualunque cosa, è fondamentale identificare a chi stai mirando, quale pubblico parteciperà al tuo evento online. Se questo è un evento che hai già organizzato in passato, potresti già conoscere il tuo pubblico. Ma ricorda, se questo evento, in passato, è stato organizzato in presenza, organizzandolo ora online, potresti prendere in considerazione la possibilità di espandere il tuo pubblico. Uno dei principali vantaggi delle conferenze virtuali infatti è che le persone possono parteciparvi comodamente da casa e che non esistono più limiti e problemi causati dagli spostamenti fisici.

  • Determina i relatori e organizza il contenuto

Se stai partendo da zero nel processo di pianificazione o hai necessità di trovare dei relatori qualificati potresti anche ipotizzare di pubblicare invito a parlare e a partecipare come oratore esperto sul tuo sito web o sui tuoi canali social media.

  • Seleziona la tecnologia giusta

Se sei abituato a pianificare conferenze di persona, ma non hai mai pianificato una conferenza virtuale, è qui che il processo di pianificazione potrebbe subire un arresto. Una conferenza virtuale, necessità della giusta tecnologia; una tecnologia progettata per supportare l’apprendimento online come quella offerta dai prodotti Atlas è l’ideale per organizzare riunione ed eventi a distanza.

  • Spargi la voce

Una volta gettate le basi, è il momento di promuovere la tua conferenza virtuale. Fallo proprio come faresti con una conferenza in presenza. Promuovi l’evento sul tuo sito web, via e-mail, sui tuoi canali social. Assicurati che anche i tuoi relatori e i tuoi sponsor partecipino all’azione promozionale. Considera l’idea di fornire loro grafiche pubblicitarie di qualità realizzate da te.

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