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Come si conservano le fatture elettroniche? Indicazioni pratiche sulla conservazione delle E – Fatture

Con il termine “Conservazione digitale a norma” intendiamo quel processo in grado di assicurare nel tempo la piena validità legale alle fatture elettroniche!

Con il termine “Conservazione digitale a norma” intendiamo quel processo in grado di assicurare nel tempo la piena validità legale ad un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento in forma cartacea.

La validità legale di un documento è indipendente dalla sua natura (analogica o informatica) ed è raggiunta nel momento stesso in cui vengono rispettate le seguenti condizioni:

  • Autenticità: ovvero la certezza dell’identità dell’emittente; questo obbligo compete sia al fornitore che al cliente

  • Integrità: il contenuto del documento deve essere immodificabile nel tempo, per quanto ne sia concessa la conversione in un altro formato, a patto che il contenuto resti inalterato

  • Leggibilità: il documento deve poter essere accessibile senza un eccessivo sforzo e deve essere garantita la leggibilità a occhio umano; questa condizione va garantita durante l’intero periodo di conservazione del documento.

Tali requisiti, altrimenti conosciuti con l’acronimo AIL, sono imprescindibili per la conservazione digitale di fatture elettroniche e note di variazione, ma non solo. Infatti, sebbene il processo di conservazione digitale venga spesso collegato alla fatturazione elettronica, è in realtà da considerarsi come una entità del tutto autonoma, in quanto non riguarda le sole fatture ma l’intera documentazione aziendale.

N.B. Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura elettronica, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è, come gli altri descritti in questa guida, accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”: si rimanda alla sezione “I servizi gratuiti offerti dall’Agenzia delle Entrate” per approfondimenti.

2019-03-02T11:25:51+01:00

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