Scopriamo come tenere in ordine la contabilità di un’associazione. Guida completa alla comprensione e al rispetto degli obblighi contabili.

Il tema, importantissimo, della contabilità associazioni è un argomento di estrema attualità e che cattura l’attenzione e l’interesse di centinaia di associazioni. Con il termine di contabilità associazioni si intendono solitamente tutte quelle attività di registrazione di entrate e spese, oltre che la predisposizione del bilancio annuale. Ma andiamo con ordine e calma e scopriamo come tenere in ordine la contabilità di un’associazione no profit.

Contabilità associazioni sportive, culturali e di volontariato.

Gestire correttamente la contabilità per un’associazione culturale o per un’associazione senza scopo di lucro è un attività che richiede tantissima attenzione e una buona dose di pazienza. La buona contabilità garantisce una sana gestione organizzativa, inoltre avere un quadro preciso di entrate e spese permette ai dirigenti di avere sempre sott’occhio lo stato di salute dell’associazione e di poter fare, se ci fosse il bisogno, investimenti extra all’ultimo minuto.

Come tenere sotto controllo la contabilità delle associazioni?

Le modalità consigliate per avere una contabilità associativa sempre in ordine sono più o meno le stesse per tutte le tipologie di associazioni. Sportive dilettantistiche, APS, volontariato, Pro Loco sono tutte realtà che per essere gestite bene richiedono gli stessi accorgimenti contabili. Unica eccezione da segnalare, le ONLUS ma i cambiamenti previsti dal Registro unico del terzo Settore rendono minimo l’interesse verso questo tipo di realtà.

A chi spetta la responsabilità della corretta tenuta della contabilità delle associazioni?

La responsabilità di avere una contabilità corretta e regolare spetta al consiglio direttivo. É infatti il consiglio a dover gestire tutte le diverse attività dell’associazione e a dover rendere conto degli adempimenti fiscali e contabili. Le basi sono quelle comuni a ogni realtà commerciale: tenere in ordine e aggiornate le scritture e i documenti contabili e ordinare tutta la documentazione presso la sede dell’associazione cosi da renderla sempre disponibile e consultabile dagli associati.

Quali sono i documenti obbligatori da tenere sempre in ordine?

Una buona contabilità prevede in genere un’attività piuttosto semplice, a patto che si rispettino alcune semplici regole di base. Documenti e adempimenti contabili e fiscali di associazioni che svolgono attività commerciale e associazioni che non svolgono attività commerciale sono simili ma per completezza indichiamo le principali differenze!

Contabilità Associazioni che NON svolgono attività commerciali

Se la vostra associazione non svolge nessun tipo di attività commerciale (sono definite come commerciali tutte quelle attività che generano ricavi per la vendita di beni o servizi al pubblico) è sufficiente la corretta tenuta del libro giornale (qui verranno annotate tutte le entrate e le spese dell’associazione in ordine cronologico) e del registro inventario(registro dove indicare e descrivere i beni, mobili e immobili, acquistati dall’associazione).

Il nostro consiglio, comunque, è quello di tenere sotto controllo e conservare con cura anche tutte le copie dei contratti stipulati dall’organizzazione (locazioni e affitti) e i singoli documenti di spesa come le fatture pagate ai fornitori.

Associazioni che svolgono anche attività commerciali: contabilità commerciale separata.

Diverse sarà invece il discorso per tutte quelle associazioni che svolgono attività commerciale. Queste realtà, infatti, hanno l’obbligo, gravante sul consiglio direttivo, di tenere una contabilità separata per quanto riguarda i profitti delle attività commerciali.

I documenti contabili sono praticamente gli stessi delle associazioni non commerciali ma i ricavi istituzionali e quelli commerciali devono essere indicati separatamente (è possibile prevedere due distinte sezioni all’interno dello stesso libro giornale ndr) cosi da rendere immediatamente individuabili quelli commerciali rispetto a quelli istituzionali.

Se la vostra associazione svolge attività commerciale in maniera continuativa sarà inoltre necessario aprire una partita IVA. Una decisione che comporterà una serie di ulteriori obblighi fiscali e contabili (a seconda della tipologia delle entrate commerciali realizzate, del loro ammontare annuale e soprattutto del regime fiscale di tassazione) come la tenuta dei registri IVA o dei beni ammortizzabili.

Contabilità associazioni; redigere il bilancio annuale!

Tenere regolarmente in ordine i documenti fiscali e contabili che abbiamo indicato nei paragrafi precedenti è un’azione che vi consentirà di redigere senza grosse paure il bilancio annuale o rendiconto economico. Il bilancio annuale, che deve essere approvato dall’assemblea entro e non oltre i 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio precedente, deve indicare tutte le entrate e le spese compiute durante l’anno.

Cosa succede se il bilancio di un’associazione dovesse risultare in saldo attivo?

Un’associazione, contrariamente a quanto molti pensano può chiudere il bilancio in attivo. Se il bilancio fosse in attivo, l’utile dovrà essere riportato come valore positivo nell’anno successivo.

Relazione di missione.

É dovere del consiglio direttivo la stesura della relazione di missione, ossi del documento che deve essere scritto e allegato al bilancio annuale dove il consiglio riporta tutte le attività promosse e svolte dall’organizzazione e la loro sostenibilità sulla base del rendimento economico dell’ente. Bisogna inoltre indicare le modalità con cui l’ente ha perseguito e intende perseguire in futuro gli scopi associativi.

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