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Gita a Roma

Gita a Roma2018-03-02T11:37:14+01:00

Organizza una gita con AssoFacile

Siamo in Primavera e ho appena ricevuto l’incarico di organizzare una divertente gita a Roma insieme ai nostri soci e qualche loro accompagnatore, decido di automatizzare l’organizzazione utilizzando il gestionale AssoFacile. Scopriamo insieme come fare!

Primo passo

Con pochi click accedo all’area Contabilità, seleziono nel menù la voce “Attività” e ne creo una nuova, creo la tipologia “gita” e definisco i giorni della vacanza e due quote di partecipazione una per chi soggiornerà in camera doppia e l’altra per chi soggiornerà in camera singola.

Secondo passo

Ora assegno i PARTECIPANTI (clicco sul bottone partecipanti), seleziono i 30 soci che hanno aderito e 10 non soci e salvo il lavoro.

Terzo passo

Benissimo i soci stanno venendo in sede per pagare la quota di partecipazione , accedendo nuovamente alla mia attività noto immediatamente che affianco al nome di ogni partecipante è comparso un “bottoncino” che mi da indicazioni sul pagamento della quota di partecipazione, cliccandoci su inserisco i dati pagamento e scelgo la quota in base alla tipologia della camera scelta.

Quarto passo

Maria, una guida turistica locale amica del Presidente si propone per accompagnare i partecipanti e far visitare loro le principali attrattive della capitale, grazie ad AssoFacile Maria potrà monitorare la regolarità dei pagamenti partecipanti. Per dare accesso a Maria nella sua area riservata dovrò aggiungerla prima nell’Anagrafica “Istruttori”, così facendo Maria riceverà le credenziali per l’accesso, avrà la possibilità di visionare la lista dei partecipanti, quote e soprattutto, avrà sempre a disposizione il programma dettagliato contenente i recapiti telefonici (utile al fine di comunicare cambiamenti di programma , definire un luogo di incontro al termine delle escursioni, ritrovare qualche partecipante disperso) possono portare con loro il cartaceo o utilizzare l’app nel telefono o nel tablet.

Quinto passo

La gita è stata un successo, i soci sono appena rientrati, Maria l’ho trovata un stanca e stressata.. ed ora non mi resta che mettere ordine con le fatture e gli scontrini, dalle spese per di trasposto agli ingressi nei musei, una volta registrati posso legarli all’attività, (per questo all’interno dell’attività dobbiamo cliccare sul bottone “documenti associati”). Una volta che le quote di partecipazione sono state pagate e tutte le ricevute consegnate ai partecipanti, decido di chiudere la parte contabile e inserirle in bilancio.

Ultimo passo

Il Presidente speranzoso di non essere andato in passivo, mi ha subito chiesto un resoconto della gita ed io grazie al supporto di AssoFacile (con un semplice click sul logo stampante) mi genero un rendiconto dettagliato delle spese, chiaro e preciso, da oggi non dovrò più perdere tempo per far ritornare i conti e poi meno male che questa volta siamo in attivo e il Presidente sarà contento. In ogni momento , attraverso il gestionale, ho la situazione della mia gita chiara e dettagliata , posso apportare modifiche per qualsiasi necessita, una volta conclusa sarà archiviata , anche in formato cartaceo .

Per vedere dal vivo AssoFacile  clicca PLAY sul video !

Prova anche tu ad organizzare una gita con AssoFacile!

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