Rendicontare il 5 per mille senza rischi: la guida indispensabile per gli enti del Terzo settore

La gestione del 5 per mille continua a rappresentare, per molti enti del Terzo settore, uno degli aspetti amministrativi più delicati. Ogni anno gli ETS sono chiamati non soltanto a rispettare scadenze e procedure, ma anche a muoversi in un quadro regolatorio che viene aggiornato con frequenza, soprattutto per quanto riguarda gli obblighi digitali e la trasparenza. In questo scenario, la rendicontazione delle annualità 2022 e 2023 impone una programmazione accurata: è necessario verificare che ciascun adempimento – dall’elaborazione dei documenti fino alla loro pubblicazione online – sia effettuato secondo le prescrizioni normative, così da evitare irregolarità e ritardi.

Obblighi, procedimenti e scadenze: cosa serve per gestire correttamente il 5 per mille e garantire la piena trasparenza nel rendiconto relativo alle annualità 2022 e 2023.

Negli ultimi tempi molte organizzazioni hanno visto accreditare sul proprio conto corrente le somme destinate al 5 per mille 2023, generalmente arrivate tra la fine del 2024 e i primi mesi del 2025. A queste si aggiungono i contributi riferiti al 2022, liquidati alla fine del 2024. Sebbene i periodi di erogazione siano diversi, il principio essenziale rimane invariato: la redazione del rendiconto e della relazione illustrativa deve essere completata entro dodici mesi dall’effettiva disponibilità delle somme, e non dalla data indicata nei documenti contabili collegati ai provvedimenti di pagamento. Questo passaggio è cruciale perché spesso l’accredito materiale avviene in un giorno differente rispetto a quello riportato negli atti amministrativi.

Termini operativi per il 5 per mille 2023

Per quanto riguarda il contributo riferito al 2023, la cornice regolatoria è definita dal Decreto direttoriale n. 396/2022, che introduce un nuovo modello di rendiconto e aggiorna le indicazioni operative. Due elementi costituiscono la base del processo:

• possono essere riconosciute solo le spese effettivamente sostenute entro dodici mesi dal versamento sul conto dell’ente;

• tra i costi ammissibili rientrano anche quelli successivi al 27 giugno 2024, purché collegati alle attività finanziate.

L’obbligo di rendicontazione, inoltre, non fa distinzione tra importi elevati o modesti: qualunque ETS abbia ricevuto risorse è tenuto a produrre la documentazione richiesta, a prescindere dal valore percepito.

Redazione, invio e pubblicazione

Il percorso che conclude la gestione del contributo è scandito da quattro momenti principali, da rispettare con ordine:

1. entro dodici mesi dall’accredito devono essere completati sia il rendiconto sia la relazione illustrativa;

2. per gli enti che hanno ottenuto almeno 20.000 euro, i documenti devono essere inoltrati al Ministero del Lavoro entro i trenta giorni successivi;

3. la pubblicazione sul sito istituzionale deve avvenire entro un mese dall’invio;

4. infine, va comunicata la pubblicazione tramite la piattaforma ministeriale entro sette giorni.

Questa sequenza consente all’amministrazione di verificare la trasparenza dell’ente e offre ai cittadini la possibilità di consultare le informazioni in modo chiaro. Tutta la documentazione contabile deve essere conservata per dieci anni, così da garantire eventuali controlli futuri.

Elenchi di pagamento del 2023

Per gli importi inferiori a 500.000 euro sono stati diffusi tre elenchi distinti:

• 19 dicembre 2024, con contabilizzazione al 27 dicembre 2024;

• 19 dicembre 2024, con contabilizzazione al 27 dicembre 2024 (secondo elenco);

• 16 settembre 2025, con contabilizzazione al 6 agosto 2025.

A titolo esemplificativo, considerando unicamente la data contabile, le principali scadenze teoriche sono:

È comunque la data di accredito effettiva a determinare la decorrenza reale dei termini, perché può differire anche di diversi giorni rispetto alla contabile.

Invio del rendiconto sopra i 20.000 euro

Dal 2022 è operativo un sistema elettronico accessibile tramite SPID o CIE, disponibile sul portale “servizi.lavoro.gov.it”. Prima di utilizzare gli strumenti di compilazione, l’utente incaricato deve associare il proprio profilo all’ente. Attraverso la piattaforma si possono:

• compilare i modelli previsti;

• trasmettere rendiconto e relazione;

• comunicare il link alla pubblicazione;

• scaricare il documento in PDF, generato automaticamente dal sistema.

L’invio tramite PEC o posta tradizionale non è riconosciuto come valido e comporta l’inadempienza.

Pubblicazione dei documenti

Gli enti con contributi pari o superiori a 20.000 euro hanno l’obbligo di pubblicare sul proprio sito il rendiconto e la relazione illustrativa prodotti tramite la piattaforma. Una volta effettuata la pubblicazione, il link deve essere notificato entro una settimana attraverso l’apposita sezione del portale ministeriale.

Accantonamento delle somme

È prevista la possibilità di accantonare le risorse ricevute per iniziative pluriennali, fino a un massimo di 36 mesi dalla data di accredito. Per farlo occorre:

• indicare l’importo destinato all’accantonamento nel Modello A;

• spiegare nella relazione illustrativa le motivazioni e le finalità del progetto;

• compilare il Modello B entro il termine triennale, per certificare l’utilizzo dell’importo.

Comunicazione dell’IBAN

Gli enti che non compaiono negli elenchi di pagamento o che non hanno mai comunicato le proprie coordinate bancarie devono aggiornarle sul RUNTS entro il 30 settembre 2026, pena la perdita del contributo.

Scadenze per il 2022

Per i contributi relativi al 2022, un ulteriore elenco (importi inferiori a 500.000 euro) presenta una data contabile al 27 dicembre 2024. Gli enti coinvolti dovranno completare il rendiconto entro il 31 dicembre 2025 e seguire le stesse procedure previste per il 2023.