Registro volontari cosa è e come si crea un registro dei volontari

Il Registro Volontari nasce con il decreto del 14 febbraio 1992, inizialmente obbligatorio solo per le ODV è poi divenuto obbligatorio per tutte le associazioni che fanno “uso” di volontari ai fini assicurativi.

Registro volontari: guida alla comprensione e alla creazione del documento con tutte le informazioni sui volontari di un organismo non profit.

Il decreto interministeriale del 6 ottobre 2021 ha previsto le seguenti modifiche rispetto a quanto precedentemente richiesto dal decreto del 1992:

• il registro dei volontari diviene obbligatorio per tutti gli ETS;
• il registro dei volontari potrà essere tenuto anche in modalità telematica a patto che il software utilizzato non permetta la modifica di quanto già preventivamente iscritto, garantendo così l’integrità temporale e formale del documento;
• in caso di modifiche su registro cartaceo non è obbligatorio “barrare” e “firmare” la parte oggetto di variazione.

É fondamentale tenere costantemente aggiornato il registro in modo che i dati comunicati alla compagnia assicurativa siano sempre in ordine e coerenti con la realtà.

Quali informazioni deve contenere il Registro dei Volontari?

Il registro dovrà contenere i seguenti dati:

• codice fiscale;
• il luogo e la data di nascita;
• la residenza;
• la data d’inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data d’iscrizione e cancellazione della persona nel registro.

Per una migliore gestione del Registro dei Volontari sarà quindi opportuno suddividere il registro in due sezioni:

• una sezione dove saranno elencati i volontari non occasionali
• una seconda sezione speciale dove dovranno essere indicati i volontari considerabili come occasionali.

Quali sono i soggetti che sono esclusi dall’applicazione del Registro Dei Volontari?

Le disposizioni del codice che riguardano il volontariato non devono essere applicate agli operatori volontari del servizio civile universale, al personale impiegato all’estero a titolo volontario nelle attività di cooperazione internazionale allo sviluppo, e neppure agli operatori che prestano le attività per il Corpo nazionale soccorso alpino e speleologico.

Gestione elettronica del Registro dei Volontari.

In caso di gestione elettronica del registro, responsabile di quanto dettato dal decreto interministeriale e dal codice civile, dovrà essere considerata la software house.

Come vidimare il registro de volontari?

La vidimazione del Registro Volontari può essere eseguito sia rivolgendosi a un notaio sia rivolgendosi direttamente a un segretario comunale. Vidimare il Registro dei Volontari è un’attività che va svolta con l’obiettivo di perseguire e garantire la corretta veridicità documentale del registro e di limitare il rischio di veder alterati i dati e le informazioni contenuti nel registro.

Come creare il registro volontari su AssoFacile™

Per creare il registro volontari con il software gestionale AssoFacile™ è necessario, per prima cosa, accedere alla macro area seguendo il percorso: LA MIA ASSOCIAZIONE > LIBRI SOCIALI > REGISTRO VOLONTARI.

Una volta eseguito l’accesso alla voce Registro dei volontari sarà possibile selezionare e indicare l’annualità e poi cliccare sulla voce CREA REGISTRO. A questo punto sarà possibile filtrare e stampare i singoli elenchi semplicemente cliccando su “FILTRI” e poi stampare l’elenco specifico dei volontari, esportando il file nel formato, pdf o excel, preferito.

Come aggiungere associati al Registro Volontari su AssoFacile™.

Per aggiungere associati o tesserati al registro volontari, si dovrà assegnare a questi la tipologia “Volontari (Registro Volontari)”. Per assegnare una specifica tipologia a una anagrafica basterà accedere alla sezione specifica e seguire il percorso ANAGRAFICHE > ASSOCIATI (o tesserati/non soci) e selezionare l’anagrafica che interessa e per ultimo cliccare sul bottone “nuova tipologia”.

Aggiunti gli associati sarà possibile selezionare per ognuno di loro la tipologia Volontari (Registro Volontari) e l’arco temporale nel quale il socio ha ricoperto quella tipologia.

Caricamento massivo delle tipologie all’interno del Registro Volontari.

Con AssoFacile™ è possibile inserire e modificare massivamente le tipologie dei soci utilizzando un file appositamente creato. Per creare il file è necessario accedere alla sezione corrispondente seguendo il percorso ANAGRAFICHE > GESTIONE TIPOLOGIE > EXCEL e premere il pulsante “CREA FILE EXCEL”. Il file generato potrà poi essere modificato secondo le singole esigenze.

Caricate le modifiche sarà possibile salvarle e ricaricarle direttamente sul gestionale utilizzando il pulsante “scegli file” e di seguito la voce CARICA FILE.