I rimborsi spese erogati dalle associazioni vengono solitamente trattati attraverso lo strumento, regolato dalla Legge sul volontariato 299 cel 1991, del rimborso spese a pié di lista.
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Per gestire al meglio la tua associazione non puoi ignorare lo strumento del Rimborso spese a pié di lista. Scopri che cosa è e come gestirlo.
Lo strumento del rimborso spese a pié di lista trova fondamento normativo nella Legge sul Volontariato numero 266 del 1991 che all’articolo 2 dispone che l’attività svolta dal socio volontario non può mai essere oggetto di retribuzione. Al socio volontario che presta la sua attività e il suo tempo possono, esclusivamente, essere rimborsate le spese effettivamente sostenute per l’attività prestata, e solo quelle che rientrano nei limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse.
Il divieto di retribuire i volontari ha quindi obbligato il mondo del volontariato a trovare strade “alternative” per contribuire, almeno in parte, alle spese e all’impegno di tempo e competenze offerta dai soci e dai volontari: il rimborso spese a pié di lista per le associazioni.
Rimborsi spese associazioni: cosa fare?
Per poter gestire correttamente la materia del rimborso spese nelle associazioni è necessario ricordare che un’associazione può utilizzare per rimborsare le spese effettuate dai propri soci e volontari diverse tipologie di rimborsi spesa ma, in ogni caso, il Consiglio Direttivo dell’Associazione dovrebbe sempre, preventivamente, discutere e mettere a verbale quali sono i limiti e le modalità che dovranno essere seguite per organizzare e gestire i rimborsi spese. In particolare, fissare un limite massimo di rimborso spese risulterà importante nel caso in cui l’Agenzia delle entrate effettui dei controlli.
Rimborsi spese. Quali sono i rimborsi che possono essere utilizzati da un’associazione?
Un’associazione per rimborsare le spese e l’impegno dei suoi volontari può utilizzare diversi tipi di rimborso.
Rimborsi forfettari, definiti anche come indennità di trasferta.
I rimborsi forfettari sono una tipologia di rimborso estremamente semplice. Per erogarli non è richiesta la presentazione di giustificativi di spesa e una volta erogati sono sottoposti alle stesse esenzioni fiscali previste per i rimborsi e devono essere indicati nella certificazione unica e nel modello 770.
Rimborsi a piè lista.
I rimborsi spese a pié di lista sono, probabilmente, la tipologia di rimborso più frequente. Perfetti per rimborsare le spese fatte per viaggi, alberghi e ristoranti in occasione di attività legate alla vita dell’associazione. Il particolare “legate alla vita dell’associazione” è di fondamentale importanza in quanto solo le spese (effettuate dai volontari al di fuori dei confini comunali in cui ha sede l’associazione) accompagnate da pezza giustificativa sono escluse dalla tassazione. I Rimborsi spese a piè lista non devono essere indicati ne nella certificazione unica ne nel modello 770.
Indennità chilometriche.
Le indennità chilometriche sono dei semplici rimborsi forfettari che possono essere erogati dall’associazione nei confronti dei volontari che utilizzano al di fuori dei confini comunali, all’interno delle attività dell’associazione, il proprio mezzo di trasporto. Le indennità chilometriche sono calcolate sulla tipologia del mezzo utilizzato e, ovviamente, sulle distanze chilometriche percorse.
Rimborsi misti.
I rimborsi misti sono dei rimborsi spese che si caratterizzano per la presenza sia di elementi assoggettabili alla disciplina dei rimborsi forfettari sia di elementi che li accomunano ai rimborsi spese a pié di lista.
Rimborso spese a pié di lista senza pezza giustificativa.
Perché si configuri la possibilità di utilizzare lo strumento previsto dal Rimborso spese a pié di lista è necessario essere in possesso e presentare apposita documentazione attestante le spese sostenute allegando inoltre fatture, scontrini, ricevute e, in generale, tutto ciò che può essere utile per determinare la correttezza delle spese da rimborsare. Se mancano i giustificativi l’Agenzia delle Entrate non considererà le somme erogate come rimborsi spesa e procederà a recuperare quanto dovuto imponendo specifica tassazione e considerando le somme erogate come compenso.
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