La documentazione di un’associazione deve essere ordinatamente conservata e agevolmente reperibile, in modo che, in sede di verifica, possa essere messa a disposizione degli organi di vigilanza a semplice richiesta degli stessi, sia al fine di fornire un impatto positivo a livello di organizzazione amministrativa e di correttezza delle procedure sia, soprattutto, per evitare che i verificatori verbalizzino che: “… l’associazione non è stata in grado/ha rifiutato, di fornire la seguente documentazione….”, contestazione che rende difficile ogni successiva strategia difensiva, tenuto conto che, a seguito del disposto dell’art. 52, co. 5, d.p.r. n. 633/1972, “i libri e le scritture di cui è stata rifiutata l’esibizione non potranno essere presi in considerazione, a favore del contribuente, ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa. Per rifiuto di esibizione si intendono anche la dichiarazione di non possedere libri, documenti e scritture e la sottrazione di essi all’ispezione”.

Come gestire e conservare i documenti di un’associazione? Guida completa alla corretta gestione della documentazione della tua associazione!

Qualora tutta o parte della documentazione contabile, fiscale o amministrativa sia conservata dal consulente al quale è stato affidato l’incarico della tenuta della contabilità occorre farsi rilasciare dallo stesso, ed esibire in caso di verifica, l’attestazione recante la specificazione delle scritture e dei documenti in suo possesso.

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Come archiviare e conservare la documentazione di un’Associazione?

E’ dunque opportuno creare un fascicolo contenente:

  • atto costitutivo e statuto “a norma”, registrati all’Agenzia delle Entrate;
  • eventuali verbali di assemblea di modifica dello statuto, e nuove versioni dello stesso, registrati all’Agenzia delle Entrate;
  • modello EAS ed eventuali modelli integrativi;
  • certificati di affiliazioni alle FSN/EPS e certificati d’iscrizione al Registro delle società e associazioni sportive dilettantistiche c/o il CONI (da ristampare ogni anno);
  • certificato di attribuzione del C.F. e/o P.IVA ed eventuali comunicazioni di variazione;
  • comunicazione dell’opzione per l’applicazione della legge 398/1991 inviata alla SIAE;
  • rendiconti e relativi verbali di predisposizione e approvazione;
  • libro verbali delle assemblee dei soci (anche in forma di fascicolo contenente i verbali di assemblea, numerandone, per prudenza, le pagine) con relativi avvisi di convocazione;
  • libro verbali del Consiglio Direttivo/Consiglio di Amministrazione (ovvero fascicolo contente i verbali del Consiglio);
  • libri verbali degli altri organi facoltativi eventualmente nominati (collegio dei revisori dei conti, collegio dei probiviri, commissione sportiva/di disciplina, ecc);
  • contratti sottoscritti per lo svolgimento dell’attività (locazione immobili/impianti sportivi, convenzioni per l’utilizzo d’impianti sportivi, affitto bar/centri estetici, ecc);
  • contratti di sponsorizzazione e di pubblicità, con idonea documentazione dell’attività svolta (rassegna stampa, fotografie ecc.);
  • contratti di assunzione, di collaborazione coordinata e continuativa e/o lettere d’incarico conferite ai collaboratori sportivi dilettanti.

E’ inoltre opportuno predisporre un fascicolo nel quale conservare e catalogare ogni documentazione di un ‘associazione utile a dimostrare l’effettivo svolgimento dell’attività di cui agli scopi associativi.

Ad esempio:

  • elenco dei corsi organizzati e gestiti, con particolare riferimento all’attività didattica per l’avvio, l’aggiornamento e il perfezionamento nelle attività sportive, con documentazione fotografica, rassegna stampa, attestati, diplomi o premi consegnati e/o conseguiti;
  • elenco delle manifestazioni sportive organizzate (gare, partite, tornei) sia amatoriali che, a maggior ragione, agonistiche, ovvero delle manifestazioni alle quale il sodalizio ha partecipato.

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